انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای یکی از مهم‌ترین فعالیت‌ها است. این فعالیت یک نیاز کلی سیستم موجودی دوره ای است و همچنین ممکن است به عنوان بخشی از حسابرسی سالانه شرکت مورد نیاز باشد. برای درک بهتر آن ، بگذارید آن را به سه قسمت تقسیم کنیم: در واقع انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای چه چیزی است؟ وظایف آن چیست؟ چه موقع زمان مناسب برای اجرای آن است؟
انبار گردانی فروشگاه زنجیره ای چیست؟
انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای فعالیتی برای محاسبه موجودی فیزیکی یا کالاهای متعلق به یک شرکت است. مسئول انجام این فعالیت باید تمام موارد را شناسایی ، محاسبه و خلاصه مقادیر کند. هدف از این فعالیت اطمینان از صحت سوابق حسابداری است که یکی از رویه‌های موجود در سیستم کنترل داخلی است.
اجرای روش‌های انبارگردانی در واقع بسیار وقت گیر است ، زیرا شما باید کمیت و شرایط کالاهای خود را به صورت دستی بررسی کنید. به منظور افزایش کارایی و بهره وری ، اکنون بسیاری از شرکت‌ها از اسکنر بارکد استفاده می‌کنند. اعتقاد بر این است که آنها می‌توانند به شرکت‌ها کمک کنند تا روند انبارگردانی را تسریع بخشند. اساساً ذخیرهانبار نه تنها برای مشاغل خرده فروشی و عمده فروشی بلکه برای کسانی که در صنایع دیگری مانند تولید و مواد غذایی و آشامیدنی مشغول به کار هستند نیز مهم است. هر شرکت باید اطمینان حاصل کند که مقدار کالاهای آنها برابر با مقدار کالاهای ثبت شده در سیستم رایانه ای آنها است.
وظایف انبار گردانی فروشگاه های زنجیره ای چیست؟
انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای نه تنها برای محاسبه و بررسی کالاهای فروشگاه بلکه برای محاسبه وجوه نقد ، دارایی ، بدهی و حساب‌های دریافتنی (AR) است. در فروشگاه‌های زنجیره ای خرده فروشی و عمده فروشی ، انبارگردانی معمولاً با شمارش مقادیر انبارگردانی و مبلغ نقدی انجام می‌شود. در همین حال ، در شرکت‌های تولیدی ، انبارگردانی برای بازرسی کمیت و شرایط مواد اولیه ، کالاهای نیمه تمام و کالاهای نهایی انجام می‌شود.
اگر بین نتایج محاسبه و مقدار موجودی ثبت شده در سیستم تفاوتی وجود داشته باشد ، راه حل بستگی به سیاست هر شرکت دارد. به طور کلی ، اگر تفاوتی بین این دو وجود داشته باشد ، فروشگاه باید یک بررسی مجدد انجام دهد تا ببیند آیا فقط اشتباهاتی در هنگام شمارش وجود داشته است یا اینکه واقعاً تفاوتی بین این دو وجود دارد. علاوه بر این ، نتایج بررسی مجدد می‌تواند به بخش حسابداری ارسال شود تا بتوانند ورودی‌های تعدیل کننده و تعدیل انبارگردانی را در سیستم ایجاد کنند.
استفاده از برخی تجهیزات فروشگاهی کمک میکند تا انبارگردانی راحتتر انجام شوود.
چه موقع زمان مناسب برای انبارگردانی است؟
انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای معمولاً در پایان ماه یا پایان سال انجام می‌شود. با این حال ، هر فروشگاه زنجیره‌ای با توجه به نیاز خود ، مقررات خاص خود را در مورد زمان اجرای آن دارد. به طور کلی ، این فعالیت ماهانه ، سه ماهه یا سالانه انجام می‌شود. در فروشگاه‌های زنجیره ای بزرگ ، انبارگردانی معمولاً هر ماه یک بار انجام می‌شود. معمولاً آماده سازی یک هفته یا حداقل یک روز قبل از شروع روند ذخیره سازی انجام می‌شود. انجام این فعالیت به صورت منظم به فروشگاه کمک خواهد کرد تفاوت در مقدار انبارگردانی را در اوایل تشخیص دهد ، بنابراین آنها در یافتن علت مشکل زیادی نخواهند داشت.
برای کمک به شرکت خود در مدیریت کارآمد موجودی کالا ، می‌توانید روی یک نرم افزار مدیریت موجودی حساب کنید. این سیستم بطور گسترده توسط شرکت‌های کوچک و بزرگ به ویژه شرکت‌هایی که در عمده فروشی و خرده فروشی فعالیت می‌کنند و دارای چندین فروشگاه و انبار در مکان‌های مختلف هستند ، مورد استفاده قرار گرفته است. بیشتر نرم افزارهای مدیریت موجودی می‌توانند با اسکنر بارکد تلفیق شوند که به شما در سرعت بخشیدن به فعالیت‌های ردیابی انبارگردانی کمک میکند و همچنین می‌تواند متناسب با نیازهای تجاری شما سفارشی شود.
انبارگردانی فروشگاه‌های زنجیره ای چند دفعه صورت می‌گیرد؟
چه یک تجارت کوچک ، متوسط و چه در مقیاس بزرگ داشته باشید ، انجام انبارگردانی کامل حداقل دو بار در سال برای سطح سالم موجودی کالا و به حداقل رساندن ضررهای ناخواسته در طول زمان بسیار مهم است. با این حال ، انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای می‌تواند گاهی اوقات کاملا ناامید کننده ، کم مصرف، انرژی و وقت گیر شود.
از طرف دیگر ، خطر خطاهای جدی انسانی در روند کار بسیار زیاد است. در واقع ، اضافه حساب کردن و کم حساب کردن می‌تواند هزاران دلار برای شما ضرر داشته باشد و همچنین مصرف‌کنندگان از دست رفته شما را در درازمدت متحمل شود. به همین دلیل ضروری است که هنگام انجام ذخیره انبارگردانی فروشگاه‌های زنجیره ای ، به خوبی سازمان یافته و بالای فرآیند باشید.
شما باید یک فرآیند انبارگردانی کاملاً ساختاریافته ایجاد کنید که در آن مدیران و کارمندان بتوانند با هم کار کنند تا از اشتباهات پرهزینه هنگام شمارش انبارگردانی جلوگیری کنند. در اینجا برخی از مهم‌ترین مراحلی آورده شده است که شما باید در روند انبارگردانی برای به حداقل رساندن تلفات و به حداکثر رساندن اثربخشی فرآیند قرار دهید. شاید بهتر باشد برای انبارگردانی با بهترین فروشگاه های زنجیره ای جهان آشنایی داشته باشید.
مراحل انجام انبارگردانی فروشگاه‌های زنجیره ای
- شما باید روند کار را به گونه‌ای تنظیم کنید که تأثیر بسیار کمی‌در عملیات تجاری شما داشته باشد. زمانی که شما برای این فرآیند در نظر می‌گیرید نباید روی خط اصلی کسب و کار شما تأثیر بگذارد. در واقع ، شما باید زمانی را اختصاص دهید که هم برای شما و هم برای کارمندانتان مفید باشد. بهترین زمان برای انجام این کار در یک چرخه کند یا خارج از ساعات معمول کار تجاری است. سازماندهی انبار خود یکی دیگر از موارد مهمی‌است که شما باید قبل از شروع روند انبارگردانی انجام دهید. یک انبار کاملا سازمان یافته ، شمارش انبارگردانی را آسان تر کرده و خطاهای شمارش را کاهش می‌دهد. از طریق برچسب زدن به قفسه ها ، قسمت های کاملاً مشخصی ایجاد کنید و از برچسب های بسته بندی که در بسته بندی چیست ، استفاده کنید.
- سازماندهی ابزارها قبل از انبار گردانی فروشگاه زنجیره ای برای موفقیت در روند کار بسیار مهم است. اطمینان حاصل کنید که همه کارمندان درگیر انبارگردانی ابزارهای لازم برای انجام موفقیت آمیز عملیات را دارند. ابزارهای متداول مورد نیاز برای فرآیند ، کلیپ بورد ، برگه های نوشتن ، ورق های انبارگردانی ، قلم ها ، ماشین حساب ها ، دستگاه های تلفن همراه ، اسکنرهای دستی و ترولی فروشگاهی سایز بزرگ است. هدف نهایی شما بدست آوردن تعداد دقیق موجودی موجود در حال حاضر است. به این ترتیب می‌توانید آن را با داده موجودی موجود مقایسه کرده و صحت آن را تأیید کنید. اطمینان حاصل کنید که انبارگردانی را که قبلاً برای مصرف‌کنندگان صورتحساب دریافت شده است اما هنوز ارسال نشده است ، حذف می‌کنید. این‌ها موارد مهمی است که باید در خلال فروش در نظر بگیرید.
- شما باید یک ناظر برای نظارت بر روند انبارگردانی در همه زمان‌ها تعیین کنید. سرپرست باید لیستی از مواردی که باید در انبار باشد و مواردی که باید شمارش شود را داشته باشد. به این ترتیب بررسی مجدد کار انبارگردان دار بسیار آسانتر می‌شود. ناظر باید اطمینان حاصل کند که در حین انجام مراحل ، حداقل عوامل حواس پرتی وجود دارد. به عنوان مثال ، انبارگردان نباید تلفن‌های همراه خود را استفاده کنند. از طرف دیگر ، اگر فرآیند مدت زمان طولانی‌تری از آنچه شما برنامه ریزی کرده‌اید به طول انجامد ، اطمینان حاصل کنید که کارکنان با وقفه های کافی تازه هستند ، تا در روند انبارگردانی اشتباه نکنند.
- روند انبار گردانی فروشگاه‌های زنجیره ای نباید یک مجموعه ثابت از رویه‌ها باشد. این فرایند باید با گذشت زمان و آخرین فن آوری در صنعت تکامل یابد. استفاده از فناوری مناسب می‌تواند به بهبود کارایی کل فرآیند انبارگردانی کمک کند. اسکنر بارکد از بهترین ابزارها برای مدیریت موجودی مشاغل کوچک است. این ابزار می‌تواند به انبارگردانی ، سازماندهی انبارگردانی و دانستن زمان سفارش مجدد کمک کند.